Sistema de Finanzas
de Rolling Host

01Resumen ejecutivo

Desarrollaremos un sistema que reciba los archivos e información de Finanzas a través de un chat conectado, conserve los movimientos en una base de datos de Rolling Host y prepare el estado de resultados. El agente interpreta lo recibido, pide aclaraciones y propone registros. El sistema valida, guarda y calcula. Norma resuelve las excepciones, decide los cargos extraordinarios y aprueba el cierre.

02Contexto y objetivos

El equipo trabaja con el Corte Mensual, nóminas por unidad, inventarios, efectivo y reportes externos. Norma cruza archivos, comprueba sumas y construye el P&L. Parte de la lógica vive en sus decisiones y en colores, notas y descripciones dentro de Excel.

La sesión de entendimiento y los archivos recibidos permiten convertir esa lógica en reglas y funcionalidades: qué dato se registra, cómo se distribuye, qué se carga a cada mes, qué queda pendiente y qué debe ver José.

Excel continúa como formato de entrada y salida. El seguimiento y los cálculos quedan en la base de datos del sistema.

03Cómo se trabajará

1. El equipo completa sus archivos de captura y nómina.
2. Una persona autorizada entrega archivos o información por el chat conectado. El agente interpreta y propone unidad, periodo y registros. Confirma ambigüedades y el sistema muestra qué recibió y qué falta.
3. El servicio revisa sumas, cobertura, duplicados y cruces entre fuentes antes de aceptar los registros en la base. Las incidencias regresan por chat a quien debe corregirlas, con recibo de lo guardado y pendientes.
4. Se prepara el P&L con los datos aceptados y reglas vigentes.
5. Norma ve las excepciones y cargos extraordinarios pendientes. Puede aplicar, aplazar o modificar asignaciones y observar el efecto en el resultado.
6. Norma aprueba una versión. Se genera el Excel y se publica su resumen con fecha, fuentes y pendientes en X-Men.
7. José consulta el cierre y devuelve decisiones al mismo registro.

Una carga válida demuestra que pasó ciertos controles; no garantiza que un dato capturado sea verdadero si no existe evidencia independiente.

04Alcance funcional

Doce módulos y 52 funcionalidades que aterrizan el proceso completo. Las etapas de la sección 10 organizan su implementación. Las decisiones indicadas como «por validar» se acordarán con Norma antes de convertirlas en reglas definitivas.

M01. Unidades, periodos y reglas

Base: archivos con estructuras distintas y lógica explicada por Norma. Día operativo, correspondencias y calendario exactos: por validar.

M02. Recepción de archivos y datos

Base: sesión plantea una persona que sube archivos y recibe feedback. Copy-paste puede admitirse como alternativa estructurada, pero pierde parte de la evidencia del libro; no es requisito para el primer piloto.

M03. Validación y bandeja de incidencias

El agente interpreta, relaciona información y propone cómo registrarla. El software valida los registros y calcula el P&L desde la base de datos, con reglas repetibles. Una anomalía no autoriza a cambiar el importe sin evidencia. Las incidencias que impiden aprobar se definirán con Norma; las restantes pueden quedar como observaciones visibles.

M04. Ventas, efectivo y bancos

Base: Corte, efectivo y proceso de bancos. Integración directa del POS es posterior; el piloto usa exportaciones. Conciliación automática de bancos depende de recibir estados/exportaciones y acordar cómo se identifican pagos.

M05. Gastos y clasificación para el P&L

Base: categorías del Corte y explicación de rojo/negro. La categoría de mantenimiento por sí sola no convierte todo gasto en extraordinario.

M06. Gastos extraordinarios y asignaciones entre meses

Esta es la funcionalidad central que explicó Norma. El sistema prepara cálculos y seguimiento; ella decide el calendario de esos cargos. Alcance de esa autoridad y qué cambios requieren también aprobación de José: por validar.

M07. Nómina de unidades y corporativo

Base: siete libros y explicación de Norma. La matriz es generalmente fija hasta nueva decisión; no se reemplaza por reparto semanal proporcional a ventas. La automatización no calcula una nómina nueva ni realiza pagos: consolida y comprueba la preparada por RH.

M08. Inventario y consumo

Base: formato de inventario y transcripción. Valuación, impuestos, traslados, devoluciones y mermas: por validar. Los insumos consumidos no se posponen solo por estar pendientes de pago.

M09. Construcción y revisión del P&L

Las fórmulas actuales contienen defectos. El sistema debe preservar la presentación y la lógica acordada, calculando con reglas verificadas. El P&L original es evidencia de lo entregado, no una referencia infalible de exactitud.

M10. Revisión, aprobación y exportación

Base: sesión pide Excel modificable, controles de guardado e historial. Norma no necesita tocar fórmulas ni posiciones de celdas para cambiar una asignación. Si edita un Excel exportado, el servicio debe recibir y validar sus cambios antes de tratarlos como guardados.

M11. Consulta por asistente y conexión con X-Men

Base: conversación propone conector privado y cerebro compartido. Claude y ChatGPT son interfaces del mismo registro. Hay que comprobar compatibilidad de cuentas y superficies; no se promete un instalador idéntico para ambas. El núcleo conserva permisos y reglas aunque cambie el modelo.

M12. Accesos, historial y operación

Auditar cambios en la base del sistema es parte del desarrollo. Atribuir cada edición previa en OneDrive depende del historial disponible y acceso a Microsoft; no se da por resuelto con la importación de un archivo.

05La lógica de Norma

Gastos extraordinarios, pagos y meses

Rojo identifica un gasto extraordinario. Un extraordinario puede cargarse completo ese mes o repartirse entre periodos. El sistema guarda ambos atributos por separado y relaciona cada cargo con el gasto original.

Nómina e insumos

Un texto como «pago 3 de 5» requiere confirmar si describe abonos al proveedor o cargos entre meses. La interpretación se guarda como regla explícita. El tratamiento documentado aquí es gerencial; las definiciones contables aplicables se validarán con Norma y su equipo.

06Roles y permisos

La reducción de revisiones manuales depende de la calidad y cobertura de fuentes. No se promete que Norma nunca tenga que revisar el detalle.

Los permisos se aplican también a las respuestas del agente, búsquedas, exportaciones y resúmenes para José. La visibilidad de cada persona se acuerda por función y unidad.

07Arquitectura del sistema

El cerebro de Finanzas vive en una base de datos y un servicio propiedad de Rolling Host. El agente usa un conector para proponer y consultar registros. Los cálculos y restricciones se ejecutan en el servicio, con independencia del asistente.

Claude y ChatGPT se conectarán al mismo contrato de datos mediante la configuración admitida en las cuentas del equipo. Compatibilidad de lectura, archivos y escritura se comprobará durante el arranque. El motor de datos y la infraestructura se dimensionarán para los movimientos financieros y versiones, además de los hechos de X-Men.

08Archivos e integraciones

Los archivos pueden proceder de OneDrive o Google Drive. El primer flujo reúne la información a través del chat; la lectura programada de esas carpetas se incorpora después de probar la recepción y conciliación. La evolución del POS no debe impedir arrancar con exportaciones.

09Seguridad y trazabilidad

El historial de cambios del sistema empieza con sus registros. Atribuir cada edición previa de un archivo compartido depende del acceso al historial de Microsoft o Google y se valida como integración específica.

10Plan de implementación

Etapa A — cierre asistido de una unidad. Configuración mínima, carga de archivos, controles, nómina agregada, matriz corporativa aplicable, extraordinarios entre periodos, inventarios, P&L, aprobación y exportación. Conexión mínima a X-Men para publicar y consultar el cierre. Se usa un mes cerrado completo y luego un periodo nuevo.

Etapa B — operación repetible y expansión. Sumar unidades y sus variantes, revisar la incorporación de AA, ampliar comparaciones/presupuestos y completar edición controlada e integración con las fuentes documentales. La estructura debe admitir varias unidades desde la primera etapa aunque inicialmente se valide una.

Etapa C — recepción automática y captura nueva. Lectura programada de OneDrive/Drive, integración POS cuando se confirmen accesos, fotos de comprobantes y avisos acordados. Compartir estado con otras áreas de X-Men y elaborar consolidaciones autorizadas.

El reparto en etapas es una propuesta para gestionar dependencias. Fechas y precio deben reestimarse contra esta lista completa; las dos semanas de construcción mencionadas en la sesión no deben interpretarse como compromiso de entregar las 52 funcionalidades con todas las integraciones.

Verificación del proceso

Además: comparar un mes histórico contra sus fuentes, explicar diferencias y medir tiempo de preparación/revisión antes y después. Estos son criterios de prueba propuestos, no resultados ya obtenidos.

11Entregables y operación

• Flujo de trabajo documentado: entrega de archivos, correcciones, decisiones y publicación.
• Catálogo de conceptos y reglas vigentes, incluyendo matriz de nómina y asignaciones entre meses.
• Plantillas de entrada compatibles y procedimiento de cambios.
• Servicio de importación/cálculo, vista de revisión y reporte de incidencias.
• P&L en Excel con extraordinarios identificados, detalle de cargos y saldos pendientes.
• Conector para consulta/acciones autorizadas y publicación mínima al núcleo X-Men.
• Matriz de accesos, bitácora, respaldos y manual de operación.
• Capacitación de Norma y de quien cargará archivos, con un cierre nuevo acompañado.

La entrega incluye documentación de reglas, configuración y procedimiento de operación. Las cuentas y el núcleo se preparan para Rolling Host; propiedad y transferencia del código se fijan en el acuerdo de servicios.

Mediremos el tiempo de revisión y consolidación sobre casos comparables. El ahorro se reportará después de operar el piloto, junto con incidencias y cobertura de fuentes.

12Estructura de inversión

La inversión se definirá al cerrar etapas, unidades, fuentes y nivel de operación. Este borrador presenta el alcance funcional y no establece todavía importes ni una fecha contractual de entrega.

13Insumos y acuerdos pendientes

1. Elegir unidad y mes de referencia completos, incluyendo el P&L realmente entregado a José.
2. Recibir matriz corporativa con vigencias y ejemplos de gastos repartidos/pagos parciales de ese mismo mes.
3. Confirmar definiciones de nómina, impuestos, inventario y presupuesto/provisiones.
4. Acordar cuáles ajustes puede aprobar Norma y cuáles requieren decisión de José.
5. Designar carga, responsables de corrección y permisos por unidad.
6. Validar el recorrido de recepción y revisión por chat como entrada principal; definir cómo complementar con Excel y una vista de revisión cuando el caso lo requiera.
7. Confirmar fuentes, formatos y cuentas para cada integración incluida.

Se puede preparar la propuesta comercial y el recorrido de uso con este alcance. Las decisiones pendientes deben quedar visibles como acuerdos del arranque, sin sustituirlas por supuestos implícitos.

Ampliaciones de etapas posteriores

La primera entrega usa archivos y exportaciones acordadas. Integración directa al POS, captura por foto, pagos bancarios automáticos y mensajería saliente requieren alcance y accesos específicos. La consolidación de nómina aquí descrita trabaja sobre archivos preparados por RH.

Lo ya recibido

Tenemos Corte, P&L, AA, inventario, efectivo y siete libros de nómina: dos Amaro, Jamaica, Lupe, dos Geisha y corporativo. El siguiente paso es completar fuentes del mismo periodo y matriz con vigencias, aprovechando los formatos recibidos.

14Siguiente paso

Revisar este recorrido con Norma usando un gasto extraordinario y una nómina reales: recibir el archivo por chat, proponer registros, resolver incidencias, ajustar el cargo de un mes y publicar un P&L. Con esas reglas confirmadas, presentar a José el alcance por etapas y la cotización.

La sesión de arranque acuerda unidad piloto, fuentes del mes de referencia, responsables de carga, matriz corporativa y permisos. La implementación comienza con una prueba del recorrido completo para demostrar que la información persiste y que el resultado es reproducible.

Base del documento: sesión de entendimiento en Notion y archivos proporcionados por Norma. Funcionalidades y etapas propuestas para revisión.